Yrittäjän on hyvä olla pilvessä


Jaa linkki

Otsikko sisältää pakollista huonoa huumoria, joka ei tule tämän aiheen tiimoilta loppumaan varmaan ikinä. Deal with it. Mutta nyt asiaan. Netprofilen toimitusjohtaja Juha Frey kirjoitti hyvin DNA:n blogin vieraskynänä pilvipalveluista yrityskäytössä. Heillä on yrityksessä käytössä erilaisia pilvipalveluita hyvinkin monipuolisesti. Voisi sanoa, että käytännössä kaikki päivittäiset rutiinit ja aktiviteetti on heidän tapauksessaan pilvipalveluissa. Myös meillä Lvngroomissa on aktiivisesti käytössä monia pilvipalveluita. Osin samoja kuin Netprofilella, osin eri. Kuten Juhan kirjoituksesta voikin lukea, niin palvelut ovat valikoituneet sen mukaan mikä palvelu mihinkin tarpeeseen on yrityksen ja henkilökunnan työtapoihin parhaiten soveltunut.

11820578_140248663002523_82930361_nMonessa yrityksessä edelleen ajatellaan pilvipalveluita jotenkin turvattomina tai ainakin viihdekäyttöön tai yksityisen ihmisen pieneen näpertelyyn sopivina. Kyllä ne sellaisiakin on, mutta käytännössä kaikilla ”tosissaan olevilla” palveluilla on tarjota maksullista palveluvaihtoehtoa yrityskäyttöön. Monelta löytyy siihenkin kevytversio ilmaiseksi. Valikoimaa on tarjolla niin startupeilta kuin jo vuosikymmeniä toimineilta suurilta yrityksiltä. Tässä tapauksessa yrityksen koko ja ikä ei usein merkitse sitä, että palvelu olisi parempi kuin pienen tuoreen yrityksen tarjoama.

Jos ajatellaan Lvngroomin kokoisen yrityksen tilannetta 15-20 vuotta sitten. Kahden hengen yritykselle kustannukset edes etäisesti nykyisen kaltaisista palveluista ja mahdollisuuksista olisivat olleet todella korkeat. Silloin kauan sitten yrityksemme olisi tarvinut vähintään kolme palvelinta, jotta olisimme päässeet saman palvelutasoon kuin tänäpäivänä. Tallennustila tietenkin lasketaan oman aikansa tarpeiden mukaan, ainakin osin.

Eli, olisimme tarvinneet oman sähköpostipalvelimen. Tämä siksi, että vaikka jos silloin oli tarjolla webmaileja ja sähköpostipalveluita palveluntarjoajilta, oli palvelupaketit sellaisia, joissa jokainen sähköpostilaatikko maksoi jotain ja ne piti tilata suoraan palveluntarjoajalta. Nykyisin pystymme lisäämään sähköpostiosoitteen itse parissa minuutissa. Meillä on mahdollisuus käyttää webmail-käyttöliittymää selaimella tai heittää asetukset Outlookiin tai muuhun sähköpostiohjelmaan. Samalla kun sähköpostiosoite luodaan, saamme sille automaattisesti tiedostotallennustilaa pilvestä ja oman kalenterin. Lisäksi pienellä lisämaksulla per kuukausi saamme tälle käyttäjälle yhdellä klikkauksella toimistosovelluspaketin, jos kyse on vaikkapa uudesta työntekijästä. Ei ole tarvetta lähteä juoksemaan tietokonekauppaan tai soittaa lisää lisenssejä Microsoftilta.

Olisimme joutuneet hankkimaan työryhmäpalvelimen. Nykyisellään kaikki onnistuu pilvessä virtuaalisessa työryhmässä. Joko Google Appsin kautta tai Microsoftin tarjoamassa palvelussa. Miksei molemmissa, kun siihen on monesti tarvetta. Lisäksi virtuaalisen työryhmän helppous on se, että ei ole väliä mitä käyttöjärjestelmää tietokoneessa käytetään, se kun oli ennen mahdollisesti suurikin ongelma. Jokainen voi käyttää haluamaansa laitetta. Lisäksi työryhmään pääsee käsiksi mistä vain, missä on internetyhteys.

Olisimme joutuneet hankkimaan tiedostopalvelimen tai verkkolevyn. Tälläkin hetkellä meillä on verkkolevyt käytössä valokuvien varmuuskopiointiin, mutta pääosin kaikki tarvitsemamme materiaali on pilvipalveluissa helposti ja nopeasti saatavilla. Voimme jakaa asiakkaiden ja/tai yhteistyökumppaniemme kanssa tekstitiedostoja tai taulukoita kaikkien tarvittavien ihmisten muokattavaksi ja kommentoitavaksi. Voimme luoda virtuaalisia työtiloja aina tarpeen mukaan, oli kyse projektista tai vain yhdestä projektin osa-alueesta, työtilan luominen vaatii vain muutaman klikkauksen.

Vaikka käytämme edelleen viestinnässä sähköpostia, sen käyttötarve ja määrät ovat vähentyneet vuosien aikana merkittävästi. Eri viestintäpalveluiden ja sovelluksien kautta käymme keskusteluita niin yrityksemme sisällä kuin asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Sähköpostin rooli on muotoutunut enemmänkin jonkinlaiseksi faksin ja perinteisen postin välimuodoksi. Sitä kautta lähetellään sellaisia viestejä, joihin ei välttämättä tarvita nopeaa reagointia, tehdään ilmoitusluontoisen asioiden jakamisia, jne. Lähetetään tarjouksia, tarjouspyyntöjä ja joskus jopa sopimuksien tai niiden osien raakaversioita. Vaikka postissa on vuodet kulkenut yritykselle herkkää tietoa, ei sellaista sentään sähköpostilla lähetetä sellaisenaan. Sähköpostilla saatetaan enintään ilmoittaa uudesta sopimusversiosta tai lopullisesta sopparista, mutta itse tiedosto on sitten, kuinka ollakaan, jossain turvallisessa pilvipalvelussa.

Viestintä on meilläkin siirtynyt hyvin pitkälle viestintäpalveluiden puolelle. On WhatsAppia, Skypeä ja muita. Esimerkiksi Facebookissa käydään niin yksityisviestien kuin suljettujen ryhmien puolella aktiivisesti keskustelua eri tahojen kanssa. Olemme esimerkiksi pitäneet salaisissa Facebook-ryhmissä niin helpdeskejä kuin työpajoja asiakkaittemme kanssa. Se on helppoa, koska Facebook tarjoa helposti käytettävän ja simppelin alustan keskusteluille. Tietysti monipuolisempia ja ”parempia” on tarjolla, mutta yksinkertaisiin asioihin sopii hyvin simppelimpikin ympäristö. Varsinkin kun lähes kaikilla on Facebook-tili ja sinne on helppo kirjautua sisään. Tietenkin työkalut pitää valita osallistujien mukaan, eli käytössämme on muitakin palveluita esimerkiksi Facebook-skeptikkoja tai monipuolisempaa keskusteluympäristöä vaativia projekteja varten.

Kaikkein parasta kuitenkin on se, että pilvipalveluiden käyttöönotto on helppoa ja nopeaa. Lisäksi niistä pääsee useimmiten helposti eroon, jos vaikka palvelu ei täytäkään tarpeita tai ei tunnu sopivalta muuten. Kuukausimaksullinen palvelu on edullinen ottaa käyttöön, se ei vaadi suuria investointeja laitteisiin tai lisensseihin. Niistä pääsee eroon, eikä käsiin jää hyödyttömäksi käynyttä laitteistoa joka täytyy joko valjastaa johonkin muuhun käyttöön tai yrittää myydä pois. Lisäksi palvelut kehittyvät koko ajan ja käyttäjä saa viimeisimmät päivitykset samaan kuukausihintaan ilman asentamisien tai säätämisien vaivaa. Vaikka kuinka itseltä löytyisi taitoa tehdä asennukset ja säädöt, siihen menee oma aikansa, joka on siitä tuottavasta työstä pois.

 

Karri Anttila
Lvngroomin pilvipäällikkö


Jaa linkki

Jätä kommentti

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.